Click for English
Ana Sayfa

Ürünler/Gelen-Giden Evrak Takip Modülü
Kurumun gerek kurum içi gerekse kurum dışı tüm resmi yazışmalarının takip edildiği, e-İmza uygulamaları ile fiziki evrak dolaşımına son vermeyi olanaklı kılan sisteminizde;

  • Kurum  bünyesindeki birimler  1991/7 sayılı Başbakanlık genelgesinde belirtilen   “Haberleşme Kodu”  standartlarına göre işlem  görmektedir.
  • Belgelere ait tanımlalarda, Standart  Dosya  Planında  bulunan  Dosya  kodlamaları kullanılmaktadır.
  • Belge  tanımlamalarında, nitelikleri itibarıyla cevap verilmesi gerekenler  için  cevaplanma süreleri tanımlanmaktadır. Bu sayede cevap bekleyen yazışmalar sistem tarafından  kullanıcıya bildirilmektedir.
  • Gelen ve Giden evrak kayıtlarında sıra numaraları,  her birim için   sistem  tarafından otomatik     olarak  verilmekte, işlem tarih ve saati  sisteme kaydedilmektedir.
  • Yazışmalara Ek’ te belgeler dijital  olarak eklenmektedir. Gelen ve Giden  evrak sayfalarında,   ilgili Tab ekranlarında, Yazışma  Ekindeki  belgelere ait hiyerarşik, belge  dolaşımı          izlenebilmekte,    belgenin  hangi  tarihte,  hangi birim ve kullanıcı tarafından  yazışmaya eklendiği  izlenmektedir.
  • Gelen  evrak’ a ait  diğer birimlere havale  işlemleri  otomatik  olarak  yapılmakta ve işlem  esnasında, havale  yapan  birimin  Giden evrak  defteri, karşı  birimin  ise  Gelen evrak  defter kaydı  otomatik  olarak  oluşmaktadır.
  • Havale  işlemleriyle ilgili olarak  Birim  yetkilisinin “Havale  Onaylama” seçeneği vardır.  Bu seçenek  ile  hazırlanan  evraklar  havale edilmeden  önce elektronik  ortamda  birim yetkilisinin onayına  sunularak  işlem  görmektedir.
  • Sisteme  girilen  Gelen ve Giden evrak ile ilgili olarak   “Gizlilik” ve  “Önem Durumu”  belirlenebilmekte,  böylece  yetki seviyelerine  göre  kullanıcıların  ilgili  yazışma içeriklerine  ulaşmaları  önlenebilmektedir.
  • Gelen evrak kayıtlarına cevap olarak hazırlanan giden evrak  yazışmalarında, cevaplanmamış  giden  evraklar  sorgulanarak  ilişki  kurulmaktadır.
  •  Birimler tarafından oluşturulan  giden evrak  kayıtlarına karşılık olarak   gelen cevap  yazıları için kayıt  yapılırken, ilgili giden evrak sorgulanarak ilişki kurulmaktadır.
  • Yazışma  kayıtlarına hızlı  ulaşım  amacıyla, Evrak No, Tarih,   Gönderilen Yer gibi  kriterlere göre sorgulama  yapılmaktadır.
  • 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı resmi gazetede  yayınlanan “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ”  çerçevesinde  yazışma  metinlerinin oluşturulmasını  sağlayan  HTML Editörü kullanılmaktadır. Yazılar Giden  evrak modülü  ile entegre çalışmaktadır.
  • Sistemde  üretilen  raporlar  farklı  formatlarda (Word,Excel,vb.) saklanabilmektedir.
  • Kullanıcılar arasında yazılı mesaj sistemi bulunmaktadır. Kullanıcının Ana  ekranında,  gelen  mesajların listesi bulunmakta, bunların  okunup  okunmadığı  görülerek  işlem  yapılması sağlanmaktadır.
  • Gelen ve Giden evrak  kayıtlarına ait  Kurum ve Birim bazında   üretilen   evraklar  hakkında raporları  alınmaktadır.
  • Gelen Giden evrak  konusunda,  sisteme  Onay mercii  olarak tanıtılan  kullanıcıların Ana  ekranında,  Onay  bekleyen Yazışmalara  ait Liste bulunmaktadır. Bu  liste  üzerinden  ilgili yazışma  metnine  ulaşarak  detayları  inceleyip  Onay  işlemini gerçekleştirmesi sağlanmaktadır.
Daha fazla bilgi için formu doldurabilir yada firmamız ile iletişime geçebilirsiniz.
© Copyright Asis Grup 1998-2015 Kültür Bakanlığı'nın firmamıza tahsis ettiği BİL-KOD:1024